Masterbuchungen: Flexible Gruppen- und Firmenbuchungen abrechnen

Die Masterbuchung ist die Klammer, die mehrere individuelle Reservierungen zusammenhält.

Was ist eine Masterbuchung?

Eine Masterbuchung ist keine einzelne Reservierung, sondern eine übergeordnete Buchung, die mehrere individuelle Reservierungen bündelt.

Jede dieser Einzelreservierungen:

• bleibt eigenständig bearbeitbar (z. B. Verlängerung, Anpassung, Zusatzleistungen),
• kann eigene Leistungen (z. B. Gastro, Extras) enthalten,
• gehört aber abrechnungstechnisch zur Masterbuchung.
• hat Verrechnungszeilen, die der Masterbuchung zugeordnet sind.

Zusätzlich kann über die Masterbuchung:

• eine gemeinsame Firmenrechnung für die Logis-Leistungen über mehrere Reservierungen hinweg erstellt werden.

Platzhalter-Gast „NN“ für noch unbekannte Namen

Gerade bei Firmen-, Monteurbuchungen oder Gruppenbuchungen passiert es oft, dass die Firma Zimmer vorab reserviert, die echten Gästennamen aber erst später liefert.

Dafür können Sie bei den Reservierungen den Platzhalter-Gast „NN“ verwenden:

• Reservierungen werden mit Gastname "NN" angelegt → Zimmer sind geblockt
• Sobald die echten Namen bekannt sind → Der "NN"-Gast wird mit einem vorher angelegten Gast ersetzt
• Alle Reservierungs-, Leistungs- und Abrechnungsdaten bleiben erhalten

Wann sollten Sie Masterbuchungen verwenden?

Masterbuchungen sind ideal für folgende Szenarien:

• Firmen- und Monteurbuchungen: Namen sind anfangs noch nicht bekannt
• Seminar- und komplexe Reisegruppen: Flexible Termin-/Personenänderungen nötig
• Hochzeiten: Ein Teil der Logis-Rechnungen wird vom Brautpaar bezahlt, ein Teil selbst — und Gäste reisen zu unterschiedlichen Zeiten an/ab
• Gruppen mit unterschiedlichen An-/Abreisedaten: Individuelle Flexibilität bei gemeinsamer Abrechnung
• Logis gesammelt auf Firmenrechnung, aber Extras individuell verrechnet: Perfekt für Monteurbuchungen, Firmenseminare und Reisegruppen

Wichtig: Nicht jede Gruppenbuchung braucht eine Masterbuchung. Homogene Gruppen mit gleichen An-/Abreisedaten können einfacher als Reservierung mit vielen Zimmern abgewickelt werden. Auch Firmenreservierungen mit Rechnung an die Firma können in einfachen Fällen ohne Masterbuchungen funktionieren — Masterbuchungen brauchen Sie dann, wenn bei einzelnen Teilnehmern weitere Leistungen hinzukommen oder sich Reisetermine ändern, Sie aber eine gemeinsame Firmenrechnung für alle benötigen.

Masterbuchung vs. Gruppenbuchung vs. Firmenreservierung

Um die richtige Buchungsform zu wählen:

	Szenario	Masterbuchung	Einfache Gruppenbuchung	Firmenreservierung
	Alle Gäste gleiche Termine	Möglich, aber nicht nötig	✓ Empfohlen	Nur mit speziellen Zusatzleistungen
	Unterschiedliche An-/Abreisen	✓ Ideal	Schwierig	✓ Gut möglich
	Extras pro Gast individuell	✓ Ja, einfach	Nein	✓ Ja, aber auf einzelner Rechnung
	Gemeinsame Logis-Rechnung für Firma	✓ Ja	Ja, aber eine pro Zimmer	Nur Rechnung an Firma
	Namen vorab unbekannt (NN-Platzhalter)	✓ Ideal	Nicht vorgesehen	Nur bedingt

Abrechnung: Firmen- und Monteurbuchungen mit individuellen Extras verrechnen

• Logis/Nächtigungen: Können gesammelt über die Masterbuchung verrechnet werden (eine gemeinsame Firmenrechnung über mehrere Reservierungen)
• Zusatzleistungen (z. B. Gastro, Extras): Bleiben auf den einzelnen Reservierungen und können dort individuell verrechnet werden

Dies ermöglicht die flexible Abrechnung von Firmenbuchungen: Die Firma zahlt eine gemeinsame Rechnung für alle Übernachtungen, während einzelne Mitarbeiter ihre Extras (Minibar, Parkplatz, Zusatzmahlzeiten) selbst tragen.

Step-by-Step: Masterbuchung anlegen und verwenden

1) Masterbuchung erstellen

1. Öffnen Sie den Bereich Masterbuchungen
2. Klicken Sie auf Neue Masterbuchung
3. Tragen Sie die wichtigsten Daten ein (z. B. Firmen-Verknüpfung, Gruppenname, Notizen)
4. Speichern Sie die Masterbuchung

Ergebnis: Die Masterbuchung existiert als Klammer, hat aber noch keine (oder noch nicht alle) individuellen Reservierungen.

2) Reservierungen aus Angebot erzeugen (Zimmer blockieren)

1. Öffnen Sie die Masterbuchung
2. Klicken Sie auf "Reservierung anlegen" — statt einer Person wird die Masterbuchung verwendet
3. Lassen Sie ein Angebot für die Termine, Zimmer und Personenanzahl berechnen — das ist wichtig, denn es wird danach für jedes Zimmer eine individuelle Reservierung erstellt
4. Prüfen Sie die erzeugten Reservierungen (Anreise/Abreise, Zimmer, Personenanzahl)
5. Wenn Gästenamen bereits bekannt sind, legen Sie einen Gastdatensatz an und wählen Sie diesen in der Reservierung aus

3) Zusatzleistungen (z. B. Gastro) individuell hinzufügen

1. Öffnen Sie die jeweilige individuelle Reservierung
2. Fügen Sie die gewünschten Leistungen/Leistungszeilen hinzu (z. B. Gastro, Parkplatz, Seminarpauschale)
3. Speichern

Wichtig: Extras bleiben auf der jeweiligen Reservierung (damit sie individuell verrechnet/zugeordnet werden können).

4) Einzelne Reservierung verlängern (wenn jemand z.B. länger bleibt)

1. Öffnen Sie die betreffende individuelle Reservierung
2. Passen Sie das Abreisedatum an (Verlängerung)
3. Passen Sie die Verrechnungszeilen dementsprechend an

Vorteil: Das ist bei Masterbuchungen möglich, weil es echte Einzelreservierungen sind (im Gegensatz zu klassischen Gruppenbuchungen).

5) „NN”-Gast später durch echte Gästenamen ersetzen

Sobald die Firma/Gruppe die Gästeliste liefert:

1. Öffnen Sie die jeweilige Reservierung mit dem NN-Gast
2. Ersetzen Sie den NN-Gast durch den echten Gastdatensatz (bzw. erstellen Sie zuerst den Gastdatensatz und wählen Sie ihn anschließend aus)
3. Speichern
4. Wiederholen für alle Reservierungen

Ergebnis: Historie, Leistungen und Abrechnung bleiben intakt, nur die Referenz zum anreisenden Gast wird aktualisiert.

6) Gemeinsame Logis-Rechnung über mehrere Reservierungen für die Masterbuchung erstellen

1. Öffnen Sie die Masterbuchung
2. Klicken Sie auf den Button "Rechnung erstellen"
3. Prüfen Sie die Positionen (Logis über mehrere Reservierungen)
4. Erstellen Sie die neue Rechnung für die Masterbuchung (Logis gesammelt)
5. Erstellen Sie die Rechnung und senden Sie diese wie gewohnt zu
6. Eventuell die Zahlung Debitor eintragen — falls die Debitor Funktion aktiviert ist

Hinweis: Individuelle Zusatzleistungen (z. B. Gastro) bleiben weiterhin auf den einzelnen Reservierungen und können separat aus den jeweiligen Reservierungen abgerechnet werden, falls gewünscht.

Vorteile auf einen Blick

• Einzelreservierungen bleiben flexibel (Änderungen, Verlängerungen, unterschiedliche Termine)
• Logis kann gesammelt verrechnet werden (eine Rechnung für die Firma)
• Extras können pro Person/Reservierung individuell zugebucht werden
• Platzhalter „NN” ermöglicht frühes Blocken trotz fehlender Namen
• Perfekt für Monteurbuchungen, Firmenseminare und Reisegruppen

FAQ: Masterbuchungen und Gruppenbuchungen

Wie ersetze ich „NN”-Gäste durch echte Gästennamen?

Öffnen Sie die Reservierung mit dem NN-Gast, wählen Sie den neu angelegten Gastdatensatz aus und speichern Sie. Die Historie und alle Abrechnungsdaten bleiben erhalten — nur die Referenz zum Gast wird aktualisiert.

Wann brauche ich eine Masterbuchung statt einfacher Gruppenbuchung?

Eine Masterbuchung ist ideal, wenn: (1) Gäste unterschiedliche An-/Abreisedaten haben, (2) einzelne Gäste Verlängerungen oder zusätzliche Leistungen brauchen, oder (3) Sie eine gemeinsame Firmenrechnung für Logis, aber individuelle Rechnungen für Extras benötigen.

Können Extras und Zusatzleistungen pro Gast einzeln verrechnet werden?

Ja. Extras (z. B. Gastro, Parkplatz, Minibar) bleiben auf der jeweiligen Reservierung und können von dieser aus einzeln abgerechnet werden — die Masterbuchung verwendet nur die Logis-Positionen.

Funktioniert die Masterbuchung auch für Monteurbuchungen?

Ja, ideal sogar. Sie blockieren Zimmer mit dem Platzhalter „NN”, die Firma liefert später die echten Namen. Sie erstellen eine gemeinsame Rechnung für alle Übernachtungen an die Firma und verrechnen Extras (Verpflegung, Parkplatz) einzeln pro Arbeiter.