Mit dem Integrierten Channel Manager kann igumbi jetzt die abgeleiteten Booking.com-Rateplans und den Import der Reservierung gemeinsam steuern. Dadurch kommen Ortstaxe, Kurtaxe oder City Tax mit der Portalauszahlung beim Betrieb an und werden trotzdem als eigene Rechnungsposition importiert.
So schließen Sie eine Booking.com-Reservierung nach einmaliger Bearbeitung ab: eine Rechnung erstellen, die VCC belasten oder die Bankauszahlung zuordnen und damit den gesamten offenen Betrag ausgleichen.
Neu im Integrierten Channel Manager
Dieser Ablauf ist jetzt in igumbi verfügbar, weil der Integrierte Channel Manager zwei bisher getrennte Schritte gemeinsam steuert: Er bildet die von der Standardrate abgeleiteten Booking.com-Rateplans und wertet beim Import aus, über welchen Rateplan die Reservierung gebucht wurde. Eine Rateplan-Logik kann dabei mehrere Bestandteile gleichzeitig berechnen:
- Portalaufschlag
- Frühstück
- Abgaben an die Gemeinde oder Stadt, etwa Ortstaxe, Kurtaxe oder City Tax
Dadurch kann die Ortstaxe Teil des Portal-Gesamtpreises und der Auszahlung sein, während igumbi sie in der Reservierung als eigene Rechnungsposition ausweist. Preissteuerung, Portalübertragung und Reservierungsimport greifen in der All-in-One-Hotelsoftware ineinander.
Bei Anbindungen über externe Channel Manager wird dagegen die Rateplan-Logik des jeweiligen Channel Managers verwendet. Für Portalaufschlag, Frühstück und Abgaben an die Gemeinde oder Stadt müssen bei manchen Anbindungen mehrere Preisableitungen zu einer Kette verbunden werden. So entsteht ein verschachteltes Konstrukt mit zwischengeschalteten Rateplans, die selbst nicht für den Verkauf verwendet werden. Im Integrierten Channel Manager kann eine Rateplan-Logik mehrere Berechnungen gleichzeitig ausführen, ohne solche Zwischenkonstrukte. Der in diesem Artikel beschriebene automatische Ablauf steht derzeit für Booking.com-Portalanbindungen über den Integrierten Channel Manager zur Verfügung.
Ziel: Eine Reservierung, eine Rechnung, eine vollständige Zahlung
Die beste Portal-Konfiguration trennt den provisionspflichtigen Unterkunftspreis von kommunalen Abgaben. Ortstaxe, Kurtaxe oder City Tax werden im Portal als eigene, nicht provisionspflichtige Position geführt. Booking.com berechnet seine Provision dadurch auf dem richtigen Logisbetrag, der keine Ortstaxe enthält. Der Gast bezahlt trotzdem den vollständigen bekannten Buchungsbetrag bereits bei der Buchung, inklusive Abgabe. Der Betrieb erhält bei Booking.com entweder eine VCC (virtuelle Kreditkarte), die Booking.com mit dem für diese Reservierung auszahlbaren Betrag auflädt, oder eine aggregierte monatliche Bankauszahlung.
Die Abgabe ist damit im Auszahlungs- beziehungsweise belastbaren VCC-Betrag berücksichtigt, statt später in kleinen Einzelbeträgen nachkassiert zu werden. Die igumbi Hotelsoftware importiert Logis, Endreinigung und Abgabe als getrennte Rechnungspositionen.
Richten Sie das Portal-Angebot deshalb so ein, dass die drei Preisbestandteile von Anfang an zusammenpassen:
- Logis: Der Rateplan enthält den für das Portal vorgesehenen Zimmerpreis und den gewünschten Portalaufschlag, um etwa die Portalprovision oder Rabatte wie den Genius-Rabatt zu kompensieren.
- Endreinigung: Wird bei Apartments und Ferienwohnungen verrechnet: Sie wird im Portal als eigene Servicegebühr und in igumbi als eigenes Endreinigungsprodukt auf der Ebene der Produktkategorie (=Zimmerkategorie) mit demselben Betrag geführt.
- Ortstaxe/Kurtaxe/City Tax: Wenn sie mit der Portalauszahlung beim Betrieb ankommen soll, wird sie in den dafür vorgesehenen Channel-Rateplan eingerechnet. igumbi trennt sie beim Import wieder als eigene Abgabenposition für die Rechnung und Auswertung auf.
Eine virtuelle Kreditkarte (VCC) oder Banküberweisung ist anschließend nur noch der Auszahlungsweg. Die VCC wird mit ihrem bereitgestellten Betrag belastet; die darin enthaltene Abgabe und die Endreinigung werden nicht zusätzlich darauf aufgeschlagen.
Das Ziel ist, jede Reservierung nur einmal bearbeiten zu müssen: eine vollständige Rechnung erstellen und den Gesamtbetrag mit der Bankauszahlung oder durch Belastung der VCC ausgleichen. Die Preisaufschlüsselung der ersten Testbuchungen dient dazu, die Einrichtung zu bestätigen. Danach soll kein zweiter Arbeitsgang für eine zusätzliche Rechnung, Zahlungsaufforderung oder Zahlung entstehen.
Booking.com: VCC, Banküberweisung und Zahlung vor Ort
Booking.com kann Zahlungen über das Portal abwickeln oder die Zahlung dem Betrieb überlassen. Die tatsächliche Verfügbarkeit und Konditionen hängen vom Land, der Unterkunft und dem Booking.com-Vertrag ab.
| Zahlungsmodell | Arbeitsaufwand | Kosten | Abgleich und Handhabung | Einschätzung | |
|---|---|---|---|---|---|
| Booking.com-Zahlung per Banküberweisung | Niedrig bis mittel | Zahlungsbearbeitungsgebühr von Booking.com; in Österreich häufig 1,4 % als payment_charges |
Auszahlung kann mehrere Reservierungen zusammenfassen | Meist die einfachste Lösung für die Buchhaltung, wenn Ortstaxe und Endreinigung sauber aufgesetzt sind | |
| Booking.com-Zahlung per VCC | Mittel | Kosten für die Annahme einer Commercial Card; für EU-Karten oft etwa 1,8 % | Ein Betrag pro Reservierung; Aktivierungsdatum und VCC-Betrag prüfen | Gut für klar zuordenbare Einzelbuchungen, wenn Ortstaxe und Endreinigung sauber aufgesetzt sind. Das Geld ist etwas schneller am Konto | |
| Zahlung durch den Gast im Betrieb | Hoch | Eigene Terminal-, Karten- und gegebenenfalls Chargeback-Kosten | Hotel zieht an der Rezeption ein, stellt Rechnung aus und trägt das Zahlungsrisiko | Attraktiv, wenn Vor-Ort-Zahlung und Kontrolle über die Zahlung bewusst gewünscht ist, gegebenenfalls als Barzahlung durch den Gast |
Für eine möglichst einfache Rechnungsstellung und Auszahlungskontrolle ist eine Zahlung über Booking.com in Kombination mit einer sauber eingerichteten Ortstaxe vorteilhaft. Ob VCC oder Banküberweisung besser passt, entscheidet vor allem die vorhandene Zahlungs- und Buchhaltungsroutinen.
Zahlungen über Booking.com vollständig abrechnen
Bei Zahlungen über Booking.com bezahlt der Gast beim Portal. Der Betrieb erhält den Betrag anschließend je nach Vereinbarung als virtuelle Kreditkarte oder per Banküberweisung. Die Buchung kann neben dem Logis auch im Portal konfigurierte Steuern und Gebühren enthalten. Bei vielen neuen Booking Listings bietet Booking.com zunächst nur die Auszahlung per Banküberweisung an und bietetr die anderen Abwicklungsmöglichkeiten nur auf Nachfrage.
Die Preisaufschlüsselung der Booking.com-Buchung zeigt, welche Positionen der Gast bezahlt hat. Prüfen Sie sie nach der Einrichtung der Verbindung über den Integrierten Channel Manager mit einer Testbuchung (in einer schwachen Zeit, stornieren Sie die nach Abschluss der Tests). Stimmen Logis, Ortstaxe, Endreinigung und Auszahlungsbetrag überein, wird dieser Ablauf für die folgenden Buchungen beibehalten.
Unsere Erfahrung ist: Änderungen an den Einstellungen für die Ortstaxe können Sie bei Booking.com nicht selbst vornehmen. Dafür müssen Sie mit dem Booking.com-Support Kontakt aufnehmen.
Virtuelle Kreditkarte von Booking.com belasten
Eine VCC ist eine einmalige, digitale Kreditkarte für eine konkrete Buchung. Sie hat einen verfügbaren Betrag, ein Aktivierungsdatum und ein Ablaufdatum.
Eine VCC gibt Booking.com nur bei Buchungen aus, die über Zahlungen über Booking.com abgewickelt werden. Bei Buchungen mit Zahlung im Betrieb kann Booking.com weiterhin die Kartendaten des Gastes als Garantie oder zum Einzug bereitstellen. Diese Gastkarte ist keine VCC und wird nach den für die Buchung geltenden Zahlungsbedingungen belastet.
- Belasten Sie die VCC erst ab dem Datum, an dem Booking.com die Karte freigeschaltet hat.
- Belasten Sie höchstens den auf der VCC verfügbaren Betrag.
- Verwenden Sie die VCC nicht für Kautionen, zusätzliche Konsumationen oder eine Ortstaxe, die nicht im Portalbetrag enthalten ist.
- Prüfen Sie bei jeder Buchung den Betrag und die Aktivierungsdaten in den Buchungsdetails.
Eine VCC mit einem bestimmten Betrag bedeutet also nicht automatisch: "Die Ortstaxe ist bezahlt." Sie bedeutet nur: Genau dieser Betrag kann über diese Karte belastet werden.
Aufwand und Kosten: Eine VCC erleichtert die Zuordnung, weil sie normalerweise zu einer einzelnen Reservierung gehört. Sie müssen sie jedoch rechtzeitig belasten und den Betrag mit der Reservierung abgleichen. VCCs werden häufig als Commercial Cards ausgegeben. Dafür verrechnet der eigene Zahlungsdienstleister in der Regel einen höheren Kartenannahmesatz als für normale EU-Verbraucherkarten, oft etwa 1,8 %. Prüfen Sie den für Ihre Unterkunft vereinbarten Satz beim Zahlungsdienstleister.
Geeignet für: Betriebe, die Kartenzahlungen bereits sicher abwickeln, eine Auszahlung je Reservierung bevorzugen und ihren Cashflow verbessern möchten. Die VCC kann je nach Freischaltungsdatum belastet werden, statt erst am Monatsende auf eine Sammelauszahlung zu warten.
Booking.com-Auszahlung per Banküberweisung
Bei der Auszahlung per Banküberweisung fasst Booking.com je nach Auszahlungsplan mehrere Buchungen zusammen. Stimmen Sie die Überweisung mit den einzelnen Buchungen und deren Preisaufschlüsselungen ab.
Auch hier gilt: Der Eingang auf dem Bankkonto ist kein Ersatz für die Prüfung, ob die Ortstaxe im Portalbetrag enthalten, separat ausgewiesen oder noch vom Gast einzuheben ist.
Aufwand und Kosten: Die Banküberweisung erspart das manuelle Belasten einer Karte. In österreichischen Booking.com-Abrechnungen erscheint für die Zahlungsabwicklung häufig eine Gebühr von 1,4 % als payment_charges. Je nach Auszahlungsplan enthält eine Überweisung mehrere Buchungen. Der Buchhaltungsauszug oder die Zahlungsübersicht von Booking.com muss deshalb dem Bankeingang zugeordnet werden.
Geeignet für: Betriebe, die möglichst wenig Zahlungsarbeit an der Rezeption möchten und Sammelauszahlungen in der Buchhaltung sauber abgleichen können.
Zahlung durch den Gast im Betrieb
Bei einer Buchung mit Zahlung vor Ort zieht der Betrieb den vereinbarten Betrag selbst ein. Ist die Ortstaxe in dieser Buchung nicht bereits als Portalgebühr enthalten, kann sie als eigene Position auf der Rechnung verrechnet werden. Prüfen Sie vorher die örtliche Regelung und allfällige Befreiungen.
Aufwand und Kosten: Das Hotel übernimmt an der Rezeption Kartenzahlung, Barzahlung, Rechnung, Zahlungserinnerung, No-Show-Fälle und mögliche Rückbelastungen selbst. Es entstehen eigene Kosten für Terminal, Zahlungsdienstleister und Kartenakzeptanz. Booking.com kann eine Gastkarte je nach Buchung und Zahlungseinstellung prüfen oder vorautorisieren. Das ist jedoch keine Zahlungsgarantie: Karte, Deckung oder Autorisierung können beim tatsächlichen Einzug nicht mehr verfügbar sein.
Geeignet für: Betriebe, die bewusst Barzahlung, eigene Zahlungsfristen oder eine persönliche Zahlung beim Check-In anbieten wollen. Für möglichst wenig Arbeit bei Portalauszahlungen und Rechnungen ist dieses Modell meist weniger attraktiv.
Ortstaxe, Kurtaxe oder City-Tax bei Booking.com inklusive abrechnen
„Kurtaxe inklusive“ bedeutet hier: Booking.com zieht die Ortstaxe, Kurtaxe oder City Tax gemeinsam mit dem Buchungsbetrag beim Gast ein und berücksichtigt sie in der Auszahlung an den Betrieb. Auf der Rechnung bleibt die Abgabe trotzdem eine eigene Position. Dadurch können Sie die Reservierung mit einer Rechnung und einer vollständigen Zahlung abschließen.
Die Abgabe ist je nach Gemeinde unterschiedlich geregelt. Häufig wird sie pro Person und Nacht berechnet. Booking.com bietet diese Berechnungsmethode für lokale Steuern und Gebühren an.
Die Einstellung finden Sie im Booking.com-Extranet unter:
Unterkunft > MwSt/Steuer/Gebühren
Kontrollieren Sie dort insbesondere:
- Berechnungsmethode, zum Beispiel pro Person und Nacht
- Höhe der Ortstaxe
- ob die Gebühr im Preis enthalten, zusätzlich ausgewiesen oder vor Ort zahlbar ist
Wichtig: Die Ortstaxenlogik für Kinder sowie Befreiungen bestimmter Personengruppen bildet Booking.com meist nicht zuverlässig ab. Verlassen Sie sich bei Altersgrenzen, Schulgruppen, beruflichen Aufenthalten oder anderen kommunalen Ausnahmen nicht auf eine automatische Portalberechnung. Klären Sie, wie diese Fälle im Betrieb dokumentiert und auf der Rechnung korrigiert werden.
Die Buchungsbestätigung und die Preisaufschlüsselung müssen zu dieser Einrichtung passen. Ändert sich die Ortstaxe, aktualisieren Sie die Portal-Einstellung und die lokale Konfiguration in igumbi gemeinsam. Testen Sie danach eine neue Buchung, bevor Sie die Änderung für alle Raten übernehmen.
Endreinigung und Ortstaxe sind verschiedene Positionen
Die Endreinigung ist eine umsatzsteuerpflichtige Serviceleistung der Unterkunft. Die Ortstaxe ist eine kommunale Abgabe und wird in der Regel ohne Umsatzsteuer eingehoben. Beide Positionen müssen getrennt geprüft und auf der Rechnung getrennt ausgewiesen werden. Für deutsche Beherbergungssteuern und kommunale Sonderregelungen kann die steuerliche Behandlung abweichen. Klären Sie diese Fälle mit der Gemeinde oder Ihrer Steuerberatung.
Eine im Portal angegebene Endreinigung ersetzt keine Ortstaxe. Umgekehrt darf eine enthaltene Ortstaxe nicht als Endreinigung behandelt werden. Wie die Endreinigung in igumbi angelegt wird, erklärt der Artikel Endreinigung verrechnen.
Ortstaxe bei Airbnb
Airbnb zieht kommunale Abgaben je nach Standort selbst ein und führt sie direkt ab. Das unterscheidet sich grundlegend von der hier beschriebenen Booking.com-Auszahlung über VCC oder Banküberweisung. Wie Sie die Zuständigkeit prüfen und eine doppelte Einhebung vermeiden, erklärt der Artikel Airbnb-Ortstaxe einstellen.
Checkliste für die Einrichtung
Gehen Sie bei der erstmaligen Einrichtung und nach jeder Preis- oder Steueränderung in dieser Reihenfolge vor:
- Im Booking.com-Extranet Ortstaxe und Endreinigung mit der passenden Berechnungsmethode einrichten.
- Booking.com über den Integrierten Channel Manager anbinden. Nur damit kann igumbi abgeleitete Rateplans und Reservierungsimport gemeinsam steuern.
- In igumbi den Rateplan und Channel-Rateplan mit dem gewünschten Portalaufschlag und, falls erforderlich, der inkludierten Ortstaxe verknüpfen.
- Den Endreinigungsbetrag im Portal und in igumbi ibei der Produktkategorie dentisch hinterlegen.
- Eine Testbuchung oder die erste echte Buchung anhand der Preisaufschlüsselung prüfen.
- Kontrollieren, dass die importierte Reservierung Logis, Endreinigung und Ortstaxe getrennt ausweist und die Rechnung dem Portalbetrag entspricht.
Häufige Fragen
Ist die Ortstaxe/ Kurtaxe bei Booking.com inklusive?
Nicht automatisch. Die Kurtaxe ist nur inklusive, wenn die Portal- und Rateplan-Konfiguration sie als Teil des vom Gast bezahlten Betrags vorsieht. Richten Sie dies einmal ein und bestätigen Sie es mit einer Testbuchung. Booking.com berücksichtigt die Abgabe danach im bereitgestellten VCC- oder Bankauszahlungsbetrag, sodass Sie die Reservierung mit einer Rechnung und einer Zahlung abschließen können.
Funktioniert dieser Ablauf mit jedem Channel Manager?
Nein. Der automatische Ablauf funktioniert derzeit nur mit dem Integrierten Channel Manager von igumbi. Dort kann eine Rateplan-Logik Portalaufschlag, Frühstück und Ortstaxe gemeinsam berechnen, ohne ungenutzte Zwischen-Rateplans anzulegen. Die All-in-One-Hotelsoftware verbindet diese Preisableitung mit der Importlogik und ordnet Ortstaxe, Logis sowie Endreinigung automatisch den richtigen Rechnungspositionen zu.
Darf ich auf einer VCC zusätzlich die Ortstaxe belasten?
Nein. Eine VCC darf nur bis zum verfügbaren Betrag und ab dem Aktivierungsdatum belastet werden. Ziel der Portal-Einrichtung ist deshalb, dass Booking.com die reguläre Ortstaxe gemeinsam mit der Buchung berechnet und einzieht. Der Betrieb erhält dann den vollständigen Betrag über VCC oder Bankauszahlung und muss dem Gast an der Rezeption keine Ortstaxe nachverrechnen. Portale, die für eine Buchung Provision erhalten, sollen diese Standardaufgabe auch übernehmen. Nur Sonderfälle, die das Portal nicht abbilden kann, etwa Befreiungen oder abweichende Kinderregelungen, müssen im Betrieb korrigiert werden.
Ist die Ortstaxe bei einer Booking.com-Banküberweisung immer bezahlt?
Die Banküberweisung ist lediglich die Auszahlungsart. Bei korrekt eingerichteter Portalrate und Abgabe dient die erste Preisaufschlüsselung als Bestätigung; die späteren Auszahlungen enthalten den vorgesehenen Betrag und lassen sich ohne separate Nachkassierung den Buchungen zuordnen.
Was tun, wenn Booking.com nur einen Teil der Rechnung zahlt?
Vergleichen Sie die Preisaufschlüsselung der Reservierung mit dem verfügbaren VCC-Betrag oder der zugeordneten Bankauszahlung. Eine VCC darf nicht über den bereitgestellten Betrag hinaus belastet werden. Klären Sie den offenen Betrag für die aktuelle Buchung und korrigieren Sie anschließend die Portal- und Rateplan-Konfiguration, damit künftige Reservierungen mit einer Rechnung und einer vollständigen Zahlung abgeschlossen werden.
Unterstützung bei der Einrichtung
Wenn die Preisaufschlüsselung einer Portalbuchung nicht zur Auszahlung oder zur importierten Reservierung passt, senden Sie dem igumbi-Support die Buchungsnummer und einen Screenshot der Portalaufstellung. So kann die Rateplan-, Ortstaxe- und Endreinigungskonfiguration gezielt geprüft werden.
