Wer mehrere Ferienwohnungen oder ein Apartmenthaus vermietet, verwaltet nicht eine Buchung, sondern viele Einheiten über viele Portale — oft aus der Ferne, ohne Rezeption vor Ort. igumbi bündelt Belegungsplan, Portal-Sync, Zahlung vor Anreise und Self-Check-In zu einem Ablauf, der auch dann funktioniert, wenn Sie nicht im selben Ort wohnen wie Ihre Wohnungen.
Mehrere Ferienwohnungen zu verwalten kostet Sie jeden Morgen zwei Stunden in fünf Portalen?
Solange Sie eine Wohnung vermieten, ist der Aufwand überschaubar. Ab der zweiten oder dritten Einheit ändert sich das Bild: Jede Wohnung steckt gleichzeitig in Booking.com, Airbnb und Fewo-Direkt, jedes Portal führt seinen eigenen Kalender, und jede Anfrage kommt über einen anderen Kanal herein. Verschieben Sie in einem Portal ein Datum, müssen Sie es überall nachziehen — sonst kommt genau die Doppelbuchung, die Sie sich am Wochenende nicht leisten können. Und niemand steht an der Rezeption, um zu kassieren oder Schlüssel zu übergeben.
igumbi bündelt Belegungsplan, Portal-Synchronisation, Zahlung vor Anreise und Self-Check-In in einem System — damit Sie mehrere Ferienwohnungen aus der Ferne betreiben können, ohne täglich vor Ort zu sein.
Ferienwohnungen aus der Ferne sind kein klassisches Hotelgeschäft
Ein kleines Hotel hat eine Rezeption, feste Check-In-Zeiten und Personal vor Ort. Bei mehreren Ferienwohnungen ist das anders: Oft betreiben Sie die Einheiten als Zweitwohnsitz, im Nebenerwerb oder von einem anderen Ort aus. Die Anreise passiert dann, wenn der Gast eintrifft — nicht wenn die Rezeption geöffnet hat.
Das stellt eigene Anforderungen an die Verwaltungssoftware:
- Alle Einheiten und alle Portale in einer einzigen, synchronen Übersicht — statt fünf offener Portal-Tabs
- Zahlung, die vor der Anreise abgeschlossen ist, weil niemand vor Ort kassiert
- Check-In ohne Empfang: Meldeschein und Zugangscode kommen automatisch zum Gast
- Ortstaxe und Meldewesen, die je Buchung mitlaufen, ohne dass Sie jede Einheit von Hand nachrechnen
- Zugriff für eine lokale Hilfskraft, die den Empfang macht — aber nicht an Ihre Zahlungen kommt
- Vollständige Steuerung vom Smartphone, weil Sie eben nicht am Schreibtisch neben der Wohnung sitzen
Ein Belegungsplan für alle Einheiten statt fünf Portal-Tabs
Das Herzstück ist ein einziger Belegungsplan/Zimmerplan als interne Arbeitsansicht: Welche Wohnung ist wann frei, wer reist wann an und ab — alles in einer Ansicht, statt in jedem Portal einzeln nachzusehen. Der Belegungsplan ist die zentrale Wahrheit, an der sich alle angeschlossenen Kanäle ausrichten.
Benachbarte Einheiten lassen sich als verbundene Wohnungen führen: Zwei kleine Apartments, die sich zu einer größeren Einheit zusammenlegen lassen, sind einzeln oder gemeinsam buchbar — ohne dass eine Doppelbelegung entsteht.
So behalten Sie den Überblick, egal ob Sie eine Wohnung oder fünfzehn verwalten. Der öffentliche Belegungskalender für Ihre Website ist eine andere Sache — dazu weiter unten mehr.
Alle Portale synchron — über den Channel Manager
Verfügbarkeiten manuell in drei Portalen zu pflegen ist die häufigste Quelle für Doppelbuchungen. Der Channel Manager übernimmt das über eine Zwei-Wege-Anbindung: Booking.com, Expedia, HRS ebenso wie Airbnb und Fewo-Direkt.
So bleibt jede Einheit überall auf demselben Stand:
- Eine Änderung im Belegungsplan überträgt die Verfügbarkeit aller betroffenen Wohnungen sofort an alle Portale
- Neue Reservierungen, Stornierungen und Änderungen werden automatisch eingelesen und im Belegungsplan eingetragen
- Doppelbuchungen quer über die Portale sind durch die Echtzeit-Synchronisation ausgeschlossen
Sie pflegen einmal — und die Wohnung ist überall live. Das ist die tägliche Zeitersparnis, die den Fernbetrieb mehrerer Einheiten überhaupt erst tragbar macht.
Direktbuchungen und Stammgäste: Ihre eigene Website mit Buchungstool
Portale bringen Reichweite, kosten aber Provision. Wer ernsthaft auf Direkt- und Wiederholungsbuchungen setzt, braucht eine ordentliche eigene Website — nicht nur Portal-Inserate.
Dafür gibt es zwei Bausteine:
- Das Online-Buchungstool/IBE nimmt provisionsfreie Direktbuchungen direkt auf Ihrer Website entgegen
- Der Belegungskalender zeigt dem Interessenten die freien Termine je Wohnung zum Einbinden in die Website
Optional arbeiten Sie im Anfrage-Modus: Statt sofort verbindlich zu buchen, nimmt das Formular zunächst eine Anfrage entgegen. Das ist sinnvoll bei erklärungsbedürftigen Einheiten, bei Mindestaufenthalten oder wenn Sie vor der Zusage kurz prüfen möchten.
Der Effekt zahlt sich über die Zeit aus: Wer einmal zufrieden bei Ihnen war, bucht beim nächsten Mal direkt über Ihre Website — provisionsfrei. So bauen Sie einen Stammgästestamm auf und senken Ihren Provisionsanteil, statt dauerhaft von den Portalen abhängig zu bleiben.
Zahlung vor Anreise — weil keine Rezeption kassiert
Ohne Empfang vor Ort muss das Geld vor der Anreise da sein. igumbi wickelt das gestaffelt ab: eine Anzahlung bei der Buchung, die zweite Zahlung des Restbetrags automatisch vor der Anreise über Stripe mit der hinterlegten Karte.
Bei höheren Buchungsbeträgen lohnt sich die Alternative: Ist genug Vorlauf bis zur Anreise und liegt der Betrag über etwa 800 EUR — dort, wo die Kreditkartengebühren spürbar werden — können Sie die Restzahlung per Banküberweisung anfordern. Den Zahlungseingang tragen Sie ein, sobald das Geld am Konto ist.
So ist die Zahlung gesichert, bevor der Gast das erste Mal an der Tür steht — ohne Bargeld-Handling und ohne dass Sie am Anreisetag anwesend sein müssen.
Check-In ohne Empfang: Self-Check-In mit Zugangscodes
Gäste reisen an, wann ihre Fahrt es zulässt — oft spät am Abend oder außerhalb jeder Rezeptionszeit. Mit dem automatisierten Check-In und dem Priority Check-In müssen sie auf niemanden warten:
- Der Gast füllt den digitalen Meldeschein schon vor der Anreise selbst aus und unterschreibt digital
- Der Zugangscode für Wohnung oder Schlüsseltresor wird zeitgesteuert automatisch per E-Mail versendet
- Bei parallelen Anreisen in mehreren Wohnungen am selben Tag bekommt jede Einheit ihren eigenen Code
Damit funktioniert die Ankunft auch dann reibungslos, wenn Sie nicht im selben Ort wohnen und sich die Anreise einmal verspätet.
Ortstaxe und Meldeschein automatisch mitlaufen lassen
In Tourismusregionen ist die Ortstaxe der lästigste Teil der Abrechnung — je Gast und je Nacht, korrekt ausgewiesen. igumbi führt sie als eigene Rechnungsposition und berechnet sie automatisch aus der Belegung, statt dass Sie bei jeder Einheit von Hand nachrechnen.
Die Meldescheine sind aus den Reservierungsdaten fertig aufbereitet und stehen zur Übermittlung an das Gemeinde-Meldesystem bereit — etwa an den Feratel Meldeclient oder AVS. So läuft der Verwaltungsteil des Fernbetriebs mit, ohne dass Sie ihn manuell nachhalten.
Der Betrieb in der Hosentasche: Fernverwaltung per App
Wenn Sie nicht neben der Wohnung sitzen, wird das Smartphone zur Rezeption. Mit der iPhone/iPad-App und der Android App haben Sie den Belegungsplan aller Einheiten dabei: Status unterwegs prüfen, eine neue Buchung anlegen, ein Angebot verschicken — ohne PC vor Ort.
So bleiben Sie ortsunabhängig und behalten den Überblick, egal ob Sie im Hauptberuf woanders arbeiten oder Ihre Wohnungen in einem anderen Ort liegen.
Aufgaben teilen, ohne die Kasse aus der Hand zu geben
Typisch bei Ferienwohnungen: Vor Ort erledigt eine Vertrauensperson das Operative — oft dieselbe für Reinigung und Gästeempfang samt Schlüsselübergabe. Die kommerziellen Themen — Preise, Zahlungen, Rechnungen — führen Sie als Eigentümer aus der Ferne.
Genau diese Rollenteilung bildet der eingeschränkte Mitarbeiterzugriff ab: Die Vertrauensperson sieht die An- und Abreisen und den Reinigungs- bzw. Belegungsplan, um Empfang und Wohnungswechsel zu koordinieren — hat aber keinen Zugriff auf Zahlungsstatus, Rechnungen und Finanzdaten.
Das unterscheidet sich bewusst von der urbanen Vermietung: Wer mit einer ausgelagerten, ständig wechselnden Reinigungsfirma arbeitet, denkt eher in Zero-Trust und Datenschutz und möchte dem Personal möglichst gar keine Gästedaten zeigen. Bei einer festen lokalen Vertrauensperson ist das Verhältnis ein anderes — sie darf für den Empfang die nötigen Gastinformationen sehen. Die klare Grenze verläuft bei Zahlung und Fakturierung, und die bleibt bei Ihnen.
Was eine FeWo-Verwaltungssoftware für mehrere Einheiten leisten muss
| Funktion | Typische FeWo-Software | igumbi |
|---|---|---|
| Alle Einheiten in einem internen Belegungsplan | Oft pro Objekt getrennt | ✓ integriert |
| Portal-Sync über Channel Manager (Booking, Airbnb, Fewo-Direkt) | Teils nur iCal, teils fehleranfällig | ✓ integriert |
| Eigene Website mit Buchungstool und Belegungskalender | Selten ohne Zusatzkosten | ✓ integriert |
| Anfrage-Modus statt sofort verbindlicher Buchung | Kaum vorgesehen | ✓ integriert |
| Zahlung vor Anreise: Anzahlung + Restzahlung per Stripe | Oft nur Vollzahlung | ✓ integriert |
| Banküberweisung als Alternative bei hohem Betrag | Selten steuerbar | ✓ integriert |
| Self-Check-In mit Zugangscode je Einheit | Selten angeboten | ✓ integriert |
| Digitaler Meldeschein + Ortstaxe automatisch | Häufig manuell | ✓ integriert |
| Verbundene Wohnungen als eine Einheit buchbar | Kaum vorgesehen | ✓ integriert |
| Fernverwaltung per iOS-/Android-App | Oft nur Desktop | ✓ integriert |
| Rollen-Trennung Empfang/Housekeeping ohne Finanzzugriff | Grobe Rechteverwaltung | ✓ integriert |
Häufige Fragen zur Ferienwohnung-Verwaltung
Wie vermeide ich Doppelbuchungen, wenn jede Wohnung auf mehreren Portalen liegt? Über den Channel Manager. Jede Änderung im Belegungsplan überträgt die Verfügbarkeit in Echtzeit an alle angeschlossenen Portale, und eingehende Buchungen werden automatisch zurückgelesen. Damit ist keine Wohnung an zwei Stellen gleichzeitig buchbar.
Was ist der Unterschied zwischen Belegungsplan und Belegungskalender? Der Belegungsplan ist Ihre interne Arbeitsansicht: alle Einheiten, alle Buchungen, zum Verwalten. Der Belegungskalender ist die öffentliche Ansicht der freien Termine, die Sie in Ihre Website einbinden, damit Gäste die Verfügbarkeit sehen und direkt buchen oder anfragen.
Brauche ich eine eigene Website mit Buchungstool, um Direktbuchungen zu bekommen? Für ernsthafte Direkt- und Stammgastbuchungen ja. Das Online-Buchungstool nimmt provisionsfreie Buchungen auf Ihrer Website entgegen, der Belegungskalender zeigt die freien Termine. Optional läuft das im Anfrage-Modus, wenn Sie vor der Zusage prüfen möchten.
Wie kassiere ich, wenn ich keine Rezeption habe? Vor der Anreise. Sie nehmen eine Anzahlung bei der Buchung und ziehen den Restbetrag automatisch vor Anreise per Stripe ein. Bei hohen Beträgen und genug Vorlauf können Sie stattdessen eine Banküberweisung anfordern, um Kreditkartengebühren zu sparen.
Wie funktioniert der Check-In, wenn ich nicht vor Ort bin? Der Gast füllt den Meldeschein vorab digital aus, und der Zugangscode für Wohnung oder Schlüsseltresor wird zeitgesteuert automatisch verschickt. Bei mehreren gleichzeitigen Anreisen bekommt jede Wohnung einen eigenen Code.
Wird die Ortstaxe automatisch je Gast und Nacht berechnet? Ja. Die Ortstaxe läuft als eigene Rechnungsposition mit und wird aus der Belegung — Gästezahl und Nächtigungen — automatisch ermittelt, statt dass Sie bei jeder Einheit von Hand nachrechnen.
Kann meine lokale Empfangs- und Reinigungsperson An- und Abreisen sehen, ohne an Zahlungen zu kommen? Ja. Der eingeschränkte Mitarbeiterzugriff zeigt der Vertrauensperson den Belegungsplan mit An- und Abreisen für Empfang und Reinigung, aber keinen Zahlungsstatus, keine Rechnungen und keine Finanzdaten. Die kommerzielle Seite bleibt bei Ihnen.
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Überzeugen Sie sich selbst, wie einfach sich mehrere Ferienwohnungen aus der Ferne betreiben lassen, wenn Portale, Zahlung und Check-In in einem System zusammenlaufen — ohne dass Sie vor Ort sein müssen.
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