Ein Weg, die Liquidität für Ihr Hotel in Zeiten der Corona-Krise zu sichern, ist zu versuchen mit den Gästen proaktiv in Kontakt zu treten und bereits betätigte Anzahlungen in Gutscheine für spätere Aufenthalte umzuwandeln.
Es können nun in der igumbi Hotelsoftware mithilfe der E-Mail Vorlagen eine bereits betätigte Anzahlung als Gutschein (engl. Voucher) verschickt werden.
- Eine bezahlte Anzahlungsforderung kann in der Reservierung als PDF-Datei sowohl als Quittung als auch als Gutschein bzw. Voucher abgerufen werden.
- In den E-Mail Vorlagen können Sie das Mitsenden der Quittung oder des Gutscheins als E-Mail Anhang einstellen.
Benötigte E-Mail Vorlagen für die Abwicklung
Wir haben das Szenario mit einigen Kunden durchgespielt. Dafür haben wir zwei E-Mail Vorlagen angelegt.
1) E-Mail für den Erstkontakt mit einer Schilderung der angespannten Lage, der Bitte um Verständnis und dem Vorschlag für eine spätere Buchung einen Gutschein auszustellen.
2) Wenn der Gast dem Vorschlag zustimmt, können Sie die Vorlagen E-Mail mit dem Gutschein/ Voucher als PDF im Anhang versenden.
Wichtig ist der Hinweis, dass die Einlösung des Vouchers nur bei einer Direktbuchung (über das Buchungstool auf Ihrer Website oder per E-Mail Anfrage) verwendet werden kann. Keineswegs sollte die Buchung über ein Buchungsportal erfolgen.
Die Buchungen werden auf ein Datum in der Zukunft umgebucht.
Diese schriftliche Vorgangsweise hilft Ihnen im Umgang mit den Buchungsportalen, von denen einige Ihre Stornobedingungen in der Corona-Krise sehr liberal und mit Ihnen unabgestimmt uminterpretiert haben. Sie haben damit dem Gast nachweislich ein schriftliches Angebot gemacht, die Anzahlung in einen Gutschein umzuwandeln.
Mustertext für E-Mail Vorlage "Erstkontakt Corona" (Englisch):
Dear #{firstname},
We experience dramatic uncertain times. First concern is
your and our all health. So no one travels. This means
for us we do not earn any money and you are not able to
enjoy your long time planned holiday.
So we have a choice to offer. We heard from most of our
guests that they are waiting until Covid-19 is under
control and will travel then to experience the crystal
clear air and lakes of Austria.
If you belong to the group who will enjoy in future years
your holiday in #{hotel.city}, please cancel, and we will
send you a voucher you can use until December 2023.
For all who prefer the money, we offer to pay back 50%
off the room fee and the cleaning fee. We will be able
to pay back as soon as the travel market is back. We think
this will be in six to nine months. So please just send
an email and let us know. We will come back to you at
earliest in October.
We are looking forward to your decision.
Please cancel and then send us from your private email
an answer. Thank you. And please stay healthy and stay home.
Mustertext für E-Mail Vorlage mit "Gutschein Corona" (Englisch):
Dear #{firstname}
we thank you very much for your friendly courtesy. We are
very much looking forward to your holiday in #{hotel.city}.
Please receive this voucher and book your next stay directly
on #{hotel.website}. Please take in your voucher amount
and number when asked, we will take that in account.
NAME: #{person.lastname} #{person.firstname}
RESERVATION ID = VOUCHER NUM: #{id}
ORIGINAL DATES: #{arrival_date} - #{departure_date}
No GUESTS: #{persons}
CONDITIONS
This Voucher is valid until December 2023.
New booking must be done with the hotel directly on our
website #{hotel.website}. Please enter the voucher number
on the reservation form.
The voucher cannot be exchanged for a new reservation on
any other reservation platforms, agencies etc. and can
only be used once.
Bei dieser E-Mail Vorlage sind folgende Optionen aktiviert, um den Gutschein als PDF-Anhang beim Versand mitzuschicken:
- Anzahlung/ Quittung/ Gutschein anhängen
- Gutschein
- Brief-Layout
